El módulo de circulación en un SIGB
La circulación de los documentos de una biblioteca hace referencia al control de los ejemplares y a la comunicación que se establece entre la biblioteca y sus usuarios. Cuando hablamos de circulación también hablamos de préstamo.
Antes de la implementación de los módulos de circulación en SIGB se utilizaron distintos sistemas manuales, como el Newark, el Walip y el Brown. Actualmente estos sistemas están en desuso y se tiende a utilizar sistemas automatizados que facilitan todo el proceso, tanto al usuario como al personal de la biblioteca, utilizando códigos de barras para identificar al usuario y al ejemplar, evitándose así muchos errores.
Los sistemas manuales son sistemas de fichas o papeletas complementadas por la tarjeta de lector. En ellas figura: identidad del libro, identidad del lector, fecha de transacción y fecha de devolución. Son sistemas seguros pero algo incómodos por tener que rellenar datos y conservar los ficheros correspondientes: signaturas, alfabéticos y cronológicos (vencimientos).
Ver sistemas de préstamo manual en Herrera y Pérez Pulido (2006). Disponible en: http://eprints.rclis.org/15450/7/Servicios-Tema-6.pdf, punto 4.3., pp. 18-20. Consulta: 25/05/2017].
Gracias a la automatización [1] se consigue un sistema mucho más transparente que el manual, porque el usuario puede visualizar en todo momento cual es el estado de cada documento, si está disponible, si está prestado y hasta cuándo. Si está reservado, puede visualizar sus datos de usuario (entrando de manera identificada) e incluso puede realizar reservas y renovaciones desde cualquier ordenador sin necesidad de acudir a los locales de la biblioteca. Todo esto es posible en SIGB, donde el OPAC y el módulo de circulación funcionan de forma integrada.
Estos sistemas deben realizar de forma automática, al menos, las operaciones de préstamo, devolución, reservas y sanción. Esto se consigue gracias a una base de datos donde conviven distintos tipos de registros:
- bibliográfico: donde se describen los documentos
- ejemplar: donde se identifican las copias (tipo de documento, localización, signatura, código de barras, etc.)
- usuarios: donde se identifica al usuario y se define su perfil.
Este sistema se completa con tres tablas:
- una donde se establecen las reglas de préstamo vigentes (contemplan los préstamos de forma completa, desde el aviso de cortesía hasta la última reclamación),
- otra donde se establecen los determinantes de esas reglas (contemplan todos los tipos de usuarios, todos los tipos de ejemplar, todas la ubicaciones, etc.),
- y otra con el calendario de días cerrados.
Los registros de usuario son independientes (no están asociados a ningún otro tipo de registro) mientras no hay transacciones vigentes.
Los registros de ejemplar están asociados a bibliográficos permanentemente. Cuando se produce una transacción, el sistema consulta la tabla de determinantes tomando en cuenta ciertos elementos que identifican al usuario y al ejemplar, y según el determinante aplica una regla de préstamo u otra.
Por ejemplo: un ejemplar codificado como préstamo normal se le aplica diferente regla según lo tome en préstamo un PDI, un PAS o un estudiante en la caso de bibliotecas universitarias. A partir de ese momento, se establece una asociación o vínculo temporal entre registro de ejemplar y de usuario que permanecerá hasta que no se produzca la devolución y se cancele la transacción.
Algunos sistemas de préstamo automatizado tienen otras ventajas como el envío a través de correo electrónico de las distintas notificaciones de reclamación por retraso, así como avisos de cortesía varios días antes del vencimiento del préstamo. También existe la posibilidad de lanzar avisos a través de SMS o actualmente WhatsApp.
SIGB como Absysnet, ya han dado un paso por delante para incorporar en el módulo de circulación, el préstamo electrónico.
El módulo de circulación en Kobli-Koha
Como sabemos el servicio de préstamo en una biblioteca se gestiona en un SIGB desde el módulo denominado Circulación.
Como parámetros básicos y partiendo de una biblioteca ya creada, sería necesario en primer lugar definir tipos de ítems o materiales que componen la colección de nuestra biblioteca: libros, audiovisuales, música, revistas, mapas, partituras, etc. siempre según la decisión que tome cada biblioteca. Para los ítems que no circulen hay que señalar en la casilla correspondiente “No para préstamo”. Los ítems marcados como “No para préstamo” aparecerán en el catálogo, pero no se pueden prestar a los usuarios. Como sabemos mapas o revistas, diccionarios, enciclopedias, y algunos otros, no se suelen prestar en las bibliotecas y aparecen en los catálogos como no prestables o no disponibles para el préstamo.
En segundo lugar debemos configurar el tipo de usuarios con que cuenta nuestra biblioteca, no son los mismos en una biblioteca pública, escolar, universitaria o patrimonial. Los usuarios pueden ser adultos, niños asociados habitualmente a un usuario adulto, personal o staff, profesores, alumnos, investigadores, o usuarios institucionales cuando el préstamo es colectivo.
Si se quieren realizar estadísticas del préstamo en sala se puede además crear un usuario que sea puramente estadístico. En el caso de los niños se puede definir la fecha de nacimiento como obligatoria para conocer cuando pasan a la edad juvenil, en general se consideran en esta categoría los mayores de 14 años.
Para continuar se definen las reglas de circulación, qué incluyen las renovaciones si se permiten, las reservas y las sanciones, por ejemplo:
En Kobli-koha las reglas de circulación y multas o sanciones se definen desde Administración.
Un último paso a tener en cuenta es la agregación de ítems a un registro bibliográfico. En esta caso, no se refiere al tipo de material, sino al número de ejemplares de cada título, a las copias físicas que tiene la biblioteca de cada título, independientemente del formato o material. A cada registro bibliográfico se asocian varios registros de ítems, tantos como ejemplares haya en la biblioteca. Cada ejemplar contará con un código de barras diferente, no se pueden duplicar, son únicos.
Para empezar el proceso de préstamo se deben introducir el código de barras del usuario o parte de su nombre. La opción de préstamo se localiza en Inicio de la interfaz administrativa, en el módulo de Usuarios o en la página de Circulación. Para prestar el ítem es necesario conocer su código de barras. Los escáneres ópticos de códigos de barras leen ambos códigos de barras y asocian directamente el préstamo del ejemplar al usuario.
Desde el OPAC, el usuario lector podrá ver los préstamos que tiene en su momento y la fecha de devolución. Si las condiciones del préstamo permiten renovación podrá hacerlo desde su cuenta de usuario. Si no hay ejemplares disponibles podrá hacer hacer una reserva, pasará a formar parte de una cola de reservas y se le comunicará su disponibilidad en la biblioteca a través del correo electrónico o telefónicamente en su caso.
Ha quedado genial :)
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